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第4回 今さら聞けない“できる”ビジネスメールの書き方(前編)

普段、当たり前のように仕事(ビジネス)で使うメールですが、意外ときちんと書けない人が多いのが現状です。そこで今回のコラムでは、「今さら聞けない“できる”ビジネスメールの書き方」についてご紹介します。たかがメール、されどメール。しっかりしたメールの書き方を学んで、お客様に信頼されるビジネスマンになりましょう!

なぜビジネスメールをきちんと書かないといけないのか?

ビジネスメールをきちんと書かなければならない理由は、2つあります。

1つ目は、「一通のメールで『信頼』も『仕事』も失ってしまう場合がある」からです。いい加減なメールを書いていると、知らず知らずのうちに相手を不快にさせているかもしれません。結果として、人間関係がギクシャクしたり、クレームに発展したり、取引を考え直されたりする可能性があります。顔が見えないだけに、なおさら相手のことをしっかり考えてメールを書かなければいけません。

2つ目は、「記録性が高い」ということです。メールは、意思疎通を図るだけではなく、記録を残すという意味合いもあります。電話で話した内容を確認のために改めてメールで送るといったこともありますし、自分は削除しても相手にはメールが残りますので、訴訟になった場合に証拠として使われる場合もあります。

ビジネスメールの書き方の基本

まずは、悪い例を見ていきましょう。

<件名>
変更のお願い

<本文>
品種紹介、メールアドレス、文章の変更お願いします

これは、かなり極端に悪い例ですが、実際にあったメールです。差出人が誰かも分からず、情報がまったく足りませんので、何をお願いしたいのかも分からず確認の返信が必要という無駄なやり取りが発生することになります。

ビジネスメールは、以下の8つの項目を含めることが基本となります。

① 件名は用件の概要を書く。
② 宛名は社名+フルネームで。役職もあるとより丁寧。
③ はじめの挨拶
④ 差出人の名乗り(社名+名前)。
⑤ まず、概要を記載。
⑥ 続けて詳細を記載。文章は30~35文字程度で改行。
⑦ 結びの挨拶
⑧ 署名

以上の、基本に沿ったビジネスメールの書き方で先ほどのメールを書くと、以下のようになります。

<件名>
①件名は要件の概要
ホームページへの品種紹介追加のお願い

<本文>
②宛名は会社名+フルネーム
MORE経営コンサルティング株式会社
日野眞明さま

③初めの挨拶+④差出人の名乗り
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の山田です。

⑤概要
弊社ホームページへ、以下の内容で品種紹介の追加をお願いします。

⑥詳細
・「品種紹介」ページの上から3番目の位置へ以下の文章を追加

■大玉トマト
普通のトマトですが、ミディトマト、ミニトマトも合わせて栽培している為、あえて大玉と表記しています。棚持ちがいいのでロスがないのと、カットしても水分が出にくいのでサラダ、サンドイッチなどにむいています。


更新のご依頼は以上となります。

⑦結びの挨拶
ご不明な点がございましたら、ご連絡をお願い致します。
お手数ですが、よろしくお願い致します。

⑧署名
****************************************
〇〇株式会社 山田 太郎(やまだ たろう)
〒440-1234 愛知県豊橋市八町通××
TEL:0532-55-xxxx
FAX:0532-55-xxxx
URL:http://www.xxxxxxxx.com
E-mail:yamada@xxxxx.com
****************************************

いかがでしょうか。内容もしっかり伝わりますし、受ける印象も全然違いますよね。

メールの最後に付ける署名ですが、これは相手に連絡先を知らせる、名刺代わりのものです。うまく使うと、営業ツールにもなります。書く順番や内容には特に決まりはありませんが、以下の内容を書くのが一般的です。

・社名(正式に。)
・氏名(読みづらい漢字の場合は、ふりがなも。)
・郵便番号、住所
・電話番号、FAX番号
・メールアドレス
・会社ホームページのURL

本日は、ビジネスメールの基本的な書き方についてご紹介しました。基本的な書き方に沿ってメールを書くことで、お客様や取引先に「しっかりした会社(担当者)なんだな」と安心感・信頼感を持ってもらうことができますので、是非身につけていきましょう。

ただし、あまり型にはまった書き方ばかりしていると堅苦しい印象を受けてしまいますので、次回は、返信の作法や、相手への気遣いのできる「伝わる」メールの書き方についてご紹介します。お楽しみに!